Bij vragen over de kosten van een printer kunt u tal van uiteenlopende antwoorden verwachten. Het eerste en meest voor de hand liggende antwoord heeft te maken met de aanschafprijs. Pas in een later  stadium komen de lopende kosten van het systeem om de hoek kijken.

Hoe verleidelijk dat ook is, het niet verstandig uw aankoopbeslissing alleen op de aanschafprijs te baseren. Een goedkope printer met dure tonercartridges is eigenlijk een dure printer in vermomming. Maar ook het berekenen van de lopende kosten alleen is niet voldoende. U denkt misschien dat u een koopje hebt aan de printer zelf, maar als de machine het geregeld laat afweten of het voor u gewenste tempo niet kan bijhouden, betaalt u er op de lange duur te veel voor. Zo kunnen verborgen kosten het plaatje compleet veranderen.

Waarom is dat zo belangrijk?

Kosten zijn een belangrijke factor bij uw aankoopbeslissing. Een plotter is echter een investering in uw bedrijfsproces. Om het rendement van deze investering te kunnen bepalen, moet met alle bijbehorende kosten rekening worden gehouden.

Overwegingen

• Initiële investering: let erop dat u gelijksoortige configuraties en leveringsvoorwaarden met elkaar vergelijkt. Wanneer u in een nieuwe printer investeert, loont het de moeite de kosten in overweging te nemen bij het overstappen op een nieuwe printer. Bedrijven hebben honderden euro’s aan verbruiksartikelen in voorraad, die vaak niet in het nieuwe systeem kunnen worden gebruikt. Ook het installeren van nieuwe drivers kost tijd en geld.


• Lopende kosten: lopende kosten voor printers worden gevormd door verbruiksartikelen en eventueel het servicecontract. Deze kosten kunnen vooraf eenvoudig worden berekend. Voor het maken van dergelijke berekeningen dient u over de relevante
  informatie te beschikken. Leveranciers geven soms een prijsindicatie die niet representatief is voor het feitelijke, dagelijkse gebruik van de printer. Zo heeft het berekende inktverbruik op basis van een snelle modus geen enkele betekenis als u altijd in de normale modus werkt.


• Als er geen reserveonderdelen of software-updates worden gedekt door een servicecontract, moet u zelf de extra kosten voor de korte en lange termijn bepalen.


• Verborgen kosten: tot de kosten die betrekking hebben op het printproces zelf maar niet zo duidelijk zijn vast te stellen, behoren bijvoorbeeld:
  
  
  
  • Printen op het verkeerde mediatype of mediaformaat.
  
  
  • Bestanden tweemaal printen omdat niet duidelijk is of de printer ‘ermee bezig is’.
  
  
  • Meerdere keren moeten printen om een optimale printkwaliteit te krijgen.
  
  
  • Wachttijden en frustraties.
  
  
  • Kosten voor overwerk of koeriersdiensten voor een tijdige levering.
  
  
  
  

Sommige printers zijn volledig uitgerust om deze verborgen kosten te elimineren of tot een minimum te beperken, andere hebben niet de juiste hulpmiddelen of voorzieningen om ze te registreren.

• Leasen of kopen: als de door u gewenste grootformaat printer een hoge aanschafprijs heeft en u niet over voldoende liquide middelen beschikt, kan leasen een prima alternatief zijn.

Conclusie

Vergeet niet dat er bij het selecteren van een grootformaat printer meer komt kijken dan alleen datgene wat op het prijskaartje staat. Kijk om te beginnen eens naar de kosten van alle verbruiksartikelen: inkt, toner, media en service. En zie daarbij ook de verborgen kosten niet over het hoofd – er kan namelijk een forse prijs zitten achter verspilde middelen en verloren tijd. En onthoud deze simpele tip: hoe meer automatisering, hoe lager de verborgen kosten. Want een systeem dat meer geautomatiseerd is, kan printproblemen helpen voorkomen voordat ze daadwerkelijk optreden.